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Meeting ed enogastronomia

Il meeting è un momento essenziale per l’organizzazione di un progetto di gruppo in quanto dà l’opportunità di stabilire i ruoli, le competenze e le responsabilità delle varie professionalità di un’azienda, di impostare gli obiettivi e di verificarne i progressi.

Un altro importante scopo è quello di favorire l’incontro tra persone che operano nello stesso ambito lavorativo in modo che possano confrontarsi, aggiornarsi e creare il consenso che riguarda lo studio e la ricerca di un determinato ambito.

Un meeting può avere diversi destinatari a seconda della tipologia di congresso che si va ad organizzare. Esistono infatti meeting di natura scientifica in cui si riuniscono professionalità come quelle dei medici o dei fisici, meeting di carattere politico o sindacale dove si incontrano per lo più personalità appartenenti ad una stessa schiera politica/sindacale, o ancora meeting sociali, culturali, religiosi, alimentari.

Tuttavia l’efficacia di un meeting dipende da vari fattori che non riguardano solo l’oggetto di discussione e le varie parti che vi partecipano, ma anche dal modo in cui è organizzato l’evento stesso.

Si è infatti creata la necessità di donare appeal a ciò che un tempo erano semplicemente delle riunioni lavorative trasformandole dunque in attività turistiche, non solo per dare occasioni di svago ai congressuali durante i momenti di tempo libero, ma anche perché spesso questi sono accompagnati da familiari o partners che vanno intrattenuti mentre i congressuali sono a lavoro.

Per l’organizzazione di tali congressi si cercano sempre nuove location orientandosi verso città di interesse storico, artistico e culturale. Molti gli hotel e gli alberghi (4 o 5 stelle), in tali località, ad offrire adeguate sale congressi, in alcuni casi esistono anche dei Palazzi Congressi che offrono sale adeguate alle necessità, ma sempre più spesso ultimamente si preferiscono strutture di prestigio come castelli, ville e dimore nobiliari di vario genere.

La scelta della location è strettamente correlata, in sede di organizzazione, al budget previsto per l’evento, al numero di partecipanti, ai servizi richiesti e alle necessità specifiche.

Molto spesso le aziende o le associazioni committenti si rivolgono ad un Comitato Organizzativo che si occupa della ricerca della località più adatta, delle strutture e dei relativi servizi.

Ad esso si affianca una Segreteria Scientifica che stabilisce le tematiche da trattare, gli invitati, eventuali ospiti d’onore e le manifestazioni di contorno ed una Segreteria Tecnica che seguirà le operazioni strettamente congressuali, compreso l’eventuale ingaggio di personale multilingue.

Non è raro, inoltre, trovare Agenzie di Viaggi specializzate in organizzazione di meeting e congressi che possono fare da Segreteria Turistica prendendo in carico tutto ciò che concerne la sistemazione alberghiera, i trasferimenti, la ristorazione, le visite e le escursioni.

Una formula congressuale che riscuote particolare successo è il meeting coniugato con il turismo enogastronomico. L’organizzazione di tali eventi è mirata alla riscoperta dei luoghi e dei territori ospitanti tramite la conoscenza delle tipicità alimentari del luogo. In questo genere di congressi l’aspetto della ristorazione e del catering diventa di primaria importanza e di primissima qualità.

Inoltre, all’interno del programma vendono proposte varie attività culinarie, come corsi di cucina, tour enogastronomici, partecipazione a feste di paese, escursioni presso agriturismi e laboratori di lavorazione di prodotti tipici.